【新入社員必見】職場でやってしまいがちなエクセルの失敗5選

会社に入ってまず最初にぶつかる難題の一つに、エクセルやアウトルックなどのオフィスアプリケーションが挙げられます。大学でほとんど扱ったことがないにもかかわらず、職場ではできて当たり前、できないとちょっとばかりダメな新入社員認定を受けてしまうなんてこともあるかもしれません。

そこで今回はよくあるエクセルのミスやその対処策を紹介していくので、これらを参考に華々しい社会人生活をスタートさせてください！

その１：元ファイルをそのまま使用して上書き保存する

先輩社員から渡されたファイルをそのまま編集して上書き保存してしまい、数式を消してしまったり大事な請求書のフォーマットを崩してしまったなんて話はよく聞きます。気づいたところであとからは戻せず、こっぴどく叱られたなんて人も多いのではないでしょうか。

これの対策としては、ファイルを編集するときは必ず元ファイルをコピーしてから編集すること、もしくは編集したものを上書き保存せず、名前をつけて保存するようにしてください。ちなみに、『Ctrl+S』は上書き保存のショートカット、名前を付けて保存のショートカットキーは、『F12』キーになります。

その２．画面が一部途切れた状態で印刷する

エクセルの画面上ではきれいなのに、いざ印刷してみると画面の一部しか印刷できていないこと、A４で１枚にまとめようと思っていたのに、何枚にも分かれて印刷してしまうことなどがあります。実際に自分も確認しないで上司に資料を渡し、ため息とともに２秒で突き返された経験があります。

印刷範囲の設定でももちろん解決できますが、個人的に一番手っ取り早い解決策は『改ページプレビュー』の設定だと思います。これにより区切り線をドラッグするだけで各ページに印刷する項目を調整できます。

では、図を用いて説明していきます。

まず、このような表があるとして、何もせずに印刷をしようとすると、、

 このように、印刷画面が途切れてしまいます。そこで、『改ページプレビュー』で印刷範囲を変更していきます。右下にあるブックの表示を、『改ページプレビュー』にします。

すると、以下のような画面になります。

 確かに現段階だと、エクセルの画面がページ1、２に分かれてしまっているのがわかります。そこで、青い点線をO列の横まで引っ張ります。すると、このようにエクセルの画面が青枠で囲まれます。そして、この青枠で囲まれている画面が、実際に印刷される範囲となります。

 

非常に簡単にできてしまいますね。印刷範囲をミスって大量にカラー印刷などした日にはえらいことになりますので、『改ページプレビュー』で正しく印刷範囲を設定した後に、印刷プレビューでも確認してから印刷するようにしましょう！

その３．数式の一部が壊れており、あるべき値にならない

職場でエクセルを使用するときは、１から自分で表などを作成するときもありますが、前からあるファイルを更新することも多いです。その場合、必要箇所だけ更新して「よし、完成！」と思っても、関数の引数の範囲の更新をしていなかったり、関数が入っている列の一部が値になっていたりして、めちゃくちゃな資料になってしまうことがあります。

そこで、ショートカットキー「Ctrl+Shift+＠」を使ってみてください。

これはエクセル関数などの数式自体を表示させることができるショートカットキーで、これにより式が壊れていないか、値になっている個所はないかなどを確認することができ、ミスを防ぐことができます。

その４．VLOOKUP関数でエラーになる

新入社員で一番多いエクセル関連のミスがVLOOKUP関数ではないかと思います。正しく式を入力したつもりでも、なぜか「#N/A」などと表示されて何十分も悩んだ人も多いのではないでしょうか。そこでよくあるVLOOKUP関数のエラーの原因と解決策を紹介します。

エラー１.一方の検索値が「数値」、もう一方が「文字列」になっている。

上図のケースでは、A列が数値、E列が文字列になっています。この場合、見た目はどちらも「101」なのですが、VLOOKUP関数の結果がエラーとなってしまいます。

解決策は、E列の文字列を文字列以外（標準や数値）に変更して、F5セルにダブルクリックで入って、エンターを押します。E列の文字列を文字列以外（標準や数値）に変更するだけだと変わらないので、中に入ってエンターを忘れないようにしてください。

エラー2.数式がそのまま表示される

これもよくあるエラーの一つです。この場合も先ほどと同様に、「文字列」を「標準」などに変えて、ダブルクリックで中に入ってエンターを押してください。大体これで解決します。ただ、これでも解決しない場合は、エクセルのオプションの詳細設定のところで、「計算結果の代わりに数式をセルに表示する」にチェックが入っている可能性がます。

このチェックを外せば計算結果が表示されます。

その５．添付を見てください、と言いながらファイルの添付を忘れる

 これはエクセルのミスというよりOUTLOOKのミスになりますが、新入社員時代はメール一つ送るのも一苦労です。やっと本文を完成させて、勢いよく送信ボタンを押してしまう気持ちもわかりますが、メールは打ち終わったら一度本文をざっとみて、誤字脱字がないかチェックすると同時に、添付漏れがないか確認しましょう。個人的には、本文を打つ前に添付するのがコツかなと思います。

以上が、職場でやってしまいがちなエクセルミス５選となります。エクセルは奥が深いので、そのミスの数は枚挙にありませんが、最低限上記５つを押さえれば新入社員としては合格点だと思います。ぜひ実践に役立ててみてください。